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如何挑選一套好的「汽修廠電腦管理軟體」

  談起"汽修廠電腦管理軟體"(以下簡稱"汽修廠軟體"),相信許多老板都有話要說,而"汽修廠軟體"看來看去都差不多,到底具備那些功能才是一套好的"汽修廠軟體"呢?以下就提出幾個應注意的重點…
重點一 所視即所得
  以商用軟體而言,為了因應不同的需求,而可以自行挑選螢幕上所顯示資料(如圖一、二),且印出來的報表跟螢幕上所設定的一樣,稱為"所視即所得"
圖一 挑選資料 圖二 自行挑選後的資料畫面
圖一 挑選資料 圖二 自行挑選後的資料畫面
  舉例來說,在上班時間要打客戶的「公司電話」來連絡,但是軟體並沒有設計「公司電話」在螢幕上,便可利用"所視即所得"的功能來挑選「公司電話」(請參考圖一),顯示在螢幕上。
  像這樣可以自行決定螢幕上所要看的資料,就有點像量身訂做,更重要的是印出來的報表,跟螢幕上的一樣,而不必花錢請軟體公司修改。
  如果不想要一再的花錢更換軟體,應該要考慮您所要買的軟體是否有這項功能。
重點二 上網連線
  在DOS時代,二台電腦連線是非常困難的,每一部電腦就像一座孤島,跟外界溝通並不容易;但在WIN系統下,上網連線變得非常容易。運用在汽修廠軟體,即是「連接監理站查詢車輛資料」(圖三)。
圖三 直接連至監理站查詢資料
圖三 直接連至監理站查詢資料
  只要有了車牌號碼,就可查出此車牌號碼的車型、車色、交通罰鍰等資料,對於有辦理驗車業務的保養廠而言非常的方便(基於保護個人隱私權,監理站不提供名字及詳細地址)。
重點三 電子郵件 (e-Mail)
  運用e-Mail的功能可以由電腦自動發出大量的電子郵件,如果您的"汽修廠軟體"有e-Mail的功能,像是新年祝賀函、生日賀卡、出廠追蹤函,都可交由軟體處理,不會因為太忙而忽略了這些售後服務;相對的,用e-Mail除了減少郵資,更有可能創造新的商機。
圖四 資料合併
圖四 資料合併
重點四 資料只是備份還不夠,必須能夠"回存"
  因為電腦容易中毒,或者硬碟損壞,辛辛苦苦所輸入的資料可能全部不見,所以大家都知道資料備份的重要性;但是電腦修好了,資料怎麼還原呢?您的汽修廠軟體有提供"資料回存"功能(圖四),還是需要軟體公司的專業人員來做!
  這決定日後電腦出了問題,是不是不需要軟體公司,而自已來做就可以的重要指標。
重點五 售後服務是否快速、方便
  當"汽修廠軟體"出了問題,叫修後的服務是否快速,需要等很久?還是軟體公司直接用網路連線立即處理!如果不能立即處理,而無法列印"出廠結帳單",當日作業幾乎停擺!
  所以軟體公司能不能提供立即的修復服務,便顯得相當重要;而運用網路連線處理,是目前服務最快速的方式之一。
重點六 驗車、保養到期由人工計算,還是軟體計算
  目前市面上的汽修廠軟體幾乎都提供了"驗車、保養到期"的功能,但是有的軟體"下次驗車日"竟然是由人工自行填入,平日汽修廠的工作已經夠忙的,那裡還有時間去計算數百台、上千台車子的驗車日,而且人工計算容易算錯,到最後可能放棄使用"驗車、保養到期"功能。(註)
重點七 服務車主功能
圖五 可自行設定
圖五 可自行設定"郵寄標籤"樣式
     電腦軟體的功能不僅在輸入、查詢資料,能夠協助汽修廠作好服務工作,才是電腦軟體真正價值的所在,以上就是幾項服務車主的功能:
  1. 保養、驗車、保險到期清單
  2. 久未回廠清單
  3. 出廠追蹤函
  4. 生日賀卡
  5. 新年、中秋祝賀函
  6. 活動通知函
  7. 客戶消費排行榜
  這幾項的功能,除了印報表,也要能印郵寄標籤,而印郵寄標籤最好能夠自行設定(圖五),以便隨時都可做出符合自已需求的郵寄標籤。
重點八 其他功能
  1. "車輛出廠結帳單"只有一種,還是有很多種,能不能修改?
  2. 零件進貨有沒有"現進現出"功能?
  3. 郵資標籤的內容是固定的,還是可以自行設定?
  4. 維修單的零件價格可否單筆打折?
  5. 能處理客戶一張支票支付多筆帳款?
  6. 有沒有毛利分析表、個人業績分析表、零件庫存統計表?
重點九 慎選軟體公司
  好的軟體必定出自好的軟體公司,所以選對了軟體公司,也等於選到了一套好的軟體,但是如何挑選一家好的軟體公司呢?建議參考1.市場口碑、2.銷後服務(連線服務)、3.公司形象等方面。
結語
  針對以上幾點,都是評估軟體功能是不是夠完整,更詳細的資料,
可至網站 http://www.geniusoft.com.tw/ 查看。
  一套"汽修廠軟體"的價格從數千元到數萬元都有,其中一定有相當的差異,相信多比較、試用,就可挑選出一套最符合自已需求的軟體,一次OK,不需一再花錢買軟體、換軟體了。

( 以上言論僅代表作者個人觀點 )

註:
下次驗車日:應依照汽車監理單位現行的規定,由軟體計算出。
下次保養日:較為客觀的作法是以車輛的日平均里程,來推算出下次應保養日

 

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